“Your mind is for having ideas, not holding them.” — David Allen
Een paar jaar geleden belandde ik in een (lichte) burn-out. Geen klap, maar meer een sluipende vermoeidheid door een stapeling van verantwoordelijkheden, to-do’s, losse eindjes en onduidelijke verwachtingen. Mijn hoofd zat vol. Te vol. Een vriend tipte me toen het boek Getting Things Done van David Allen. Dat boek — en de methode die erin beschreven staat — bleek een gamechanger.
GTD: rust door overzicht
De kracht van GTD zit voor mij in één ding: alles uit je hoofd halen. Taken, ideeën, openstaande afspraken — alles wat nog aandacht vraagt, krijgt een plek buiten je brein. Daardoor komt er ruimte. Niet om niks te doen, maar om je aandacht te richten op wat nú belangrijk is.
De essentie van GTD is overzicht. Je brengt in kaart wat je allemaal te doen hebt, je bepaalt per item de eerstvolgende actie en je kijkt er met regelmaat naar. Vooral die laatste stap — de wekelijkse review — is voor mij cruciaal. Dat is hét moment waarop ik niet werk aan mijn werk, maar aan mijn systeem.
Zakelijk en privé
Privé gebruik ik Omnifocus op mijn Apple-apparaten. Zakelijk maak ik gebruik van de Microsoft-suite: Outlook, To-Do, Planner, Teams. Het zijn niet de tools die het verschil maken, maar de manier waarop je ze inzet. Mijn inboxen zijn Outlook en Teams; taken zet ik in To-Do of koppel ik aan uitgestelde e-mails als het een “Wachten op” betreft. Projecten splits ik op in concrete next actions, net zoals we in SAFe features slicen — maar dan op een nog fijnmaziger niveau.
Een project is alles wat meer dan één actie nodig heeft. Neem “Auto heeft onderhoud gehad”: daar hoort eerst het vinden van het telefoonnummer bij, dan het maken van een afspraak, enzovoort. Door het zo op te breken, wordt het niet overweldigend.
GTD in overleggen en samenwerking
Ik gebruik GTD ook om overleggen voor te bereiden. Niet alleen op de agendapunten, maar ook op gesprekken die ik met mensen in dat overleg kan hebben. Helaas gebruikt niet iedereen met wie ik werk GTD, dus is het in de samenwerking soms minder krachtig. Wat ik wél kan doen, is mijn eigen taken en verantwoordelijkheden transparant houden. Bijvoorbeeld door “Wachten op”-items te delen of mensen actief te herinneren aan beslispunten.
De waarde van de review
Elke week plan ik tijd voor mijn wekelijkse review. Dan kijk ik mijn projecten en lijsten na, ruim ik op wat is blijven liggen, en bekijk ik mijn agenda (terug én vooruit). Zo weet ik of ik iets gemist heb, en ben ik voorbereid op wat komen gaat. Ook check ik of ik nog “stuff” heb liggen op onverwachte plekken — dat voorkomt onaangename verrassingen.
Deze review is mijn anker. Als ik hem oversla, merk ik dat meteen: minder rust, meer reactief gedrag, chaos. Zodra ik weer review, voel ik weer grip. Dat maakt het makkelijker om bewust te reageren op plotselinge veranderingen of prioriteitenschuiven.
De belangrijkste tip voor starters
Begin klein. Mijn belangrijkste advies aan wie start met GTD: begin met de wekelijkse review. Tools komen later wel. Zorg eerst dat je één moment in de week plant om overzicht te krijgen. Vanuit daar bouw je vanzelf verder.
📘 Meer over deze methode vind je op de officiële GTD-website.